Dokumenty marynarzy

KOMUNIKAT - ograniczenia w obsłudze interesantów Wydziału Dokumentów Marynarzy w Szczecinie i Słupsku

W związku z kolejnymi ograniczeniami, wynikającymi z sytuacji epidemicznej, mając na uwadze zagrożenia dla zdrowia zarówno klientów jak i pracowników Urzędu, informujemy o zasadach obsługi spraw, załatwianych przez Wydział Dokumentów Marynarzy:

osobistego stawiennictwa w Urzędzie wymagają jedynie poniższe sprawy:

- odbiór książeczki żeglarskiej,
- potwierdzenie wyciągu pływania za zgodność z zapisami w książeczce żeglarskiej dla potrzeb zewnętrznych instytucji (np. UKE - GMDSS).

Jeśli masz jakieś pytania dotyczące złożenia wniosku o książeczkę żeglarską, jej odbiór, albo chcesz uzyskać informacje na temat potwierdzenia wyciągu pływania dla potrzeb zewnętrznych instytucji (np. UKE - GMDSS) – zadzwoń:

tel. 91 44 03 412 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Szczecinie,
tel. 59 84 74 225 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Słupsku.

W przypadku pozostałych spraw wizyta w Urzędzie nie jest konieczna.

Wnioski o wydanie lub odnowienie dokumentów kwalifikacyjnych (dyplomów, świadectw, świadectw przeszkoleń) można składać również drogą pocztową (listownie) albo poprzez platformę ePUAP (nie wysyłaj wniosku e-mailem!). Wniosek o wydanie książeczki żeglarskiej można złożyć przez platformę ePUAP (w przypadku książeczki wniosku nie można złożyć listownie).

Uwaga: w okresie trwania epidemii gotowe dokumenty będą przesyłane na wskazany przez interesanta adres przesyłki, w następującej formie:
- tradycyjną pocztą w formie przesyłki poleconej – na koszt Urzędu,
- pocztą kurierską (Pocztex) - na koszt marynarza, na jego wniosek. Opłata wynosi 17,10 zł.

Odbiór osobisty dokumentu innego niż książeczka żeglarska zostaje ograniczony tylko do wyjątkowych sytuacji, związanych z pilnym wyjazdem na statek.

Biura przyjęć interesantów Wydziału w Szczecinie są czynne w zwykłych godzinach, tj. od poniedziałku do piątku od 8.00 do 14.00.

Wizyta w biurze przyjęć w Słupsku jest możliwa po wcześniejszym telefonicznym umówieniu terminu (tel.: 59 8474 213, 59 8474 263, 59 8474 254).

Kasa w budynku Kapitanatu Portu Szczecin jest czynna w godzinach od 8.00 do 13.00, płatności w kasie można dokonywać w formie gotówkowej i bezgotówkowej przez terminal płatniczy.

Osoby składające wnioski w Słupsku mogą dokonać płatności bezgotówkowej na miejscu - stanowisko obsługi jest wyposażone w terminal płatniczy.

W czasie wizyty w Urzędzie należy obowiązkowo zdezynfekować ręce oraz zasłaniać usta i nos.

Przy stanowiskach obsługi może znajdować się tylko jedna, obsługiwana osoba. Prosimy podejść do stanowiska z wypełnionymi dokumentami. Wypełnianie formularzy przy stanowisku obsługi jest zabronione, prosimy wypełnić dokumenty w domu lub przy stolikach obok biura podawczego lub przy wejściu głównym.

I. Odnowienie dyplomu – złożenie wniosku drogą elektroniczną przez platformę ePUAP

1. Upewnij się, że masz założony profil zaufany, ePodpis lub podpis kwalifikowany. Profil zaufany możesz założyć bez wychodzenia z domu przez bankowość elektroniczną lub korzystając z innych możliwości, szczegóły znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany

2. Przygotuj potrzebne dokumenty:

Uwaga: wniosek, wyciąg pływania, oświadczenie i formularz dot. wysyłki dokumentów należy własnoręcznie podpisać, zeskanować i przesłać wraz z resztą wymaganych skanów dokumentów poprzez platformę ePUAP (Skrzynka ePUAP: /Urzmorszc/SkrytkaESP).
Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub skany będą nieczytelne – skontaktujemy się Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.

II. Odnowienie świadectw przeszkoleń na statki pasażerskie lub świadectw przeszkoleń stopnia wyższego na zbiornikowce (chemikalia, produkty naftowe, gazy skroplone) - złożenie wniosku drogą elektroniczną przez platformę ePUAP.

1. Upewnij się, że masz założony profil zaufany, ePodpis lub podpis kwalifikowany. Profil zaufany możesz założyć bez wychodzenia z domu przez bankowość elektroniczną lub korzystając z innych możliwości, szczegóły znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany

2. Sprawdź czy posiadasz odpowiednią praktykę pływania:

  • 12 miesięcy praktyki pływania na statkach pasażerskich w okresie ostatnich 5 lat – gdy odnawiasz świadectwo przeszkolenia na statki pasażerskie,
  • 3 miesiące praktyki pływania na danym typie zbiornikowca w okresie ostatnich 5 lat – gdy odnawiasz świadectwo stopnia wyższego na zbiornikowce.

3. Przygotuj potrzebne dokumenty:

Uwaga: wniosek, wyciąg pływania, oświadczenie i formularz dot. wysyłki dokumentów należy własnoręcznie podpisać, zeskanować i przesłać wraz z resztą wymaganych skanów dokumentów poprzez platformę ePUAP (Skrzynka ePUAP: /Urzmorszc/SkrytkaESP).
Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub skany będą nieczytelne – skontaktujemy się Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.

III. Wydanie dyplomu/ świadectwa/ świadectwa przeszkolenia po raz pierwszy, odnowienie/ wymiana świadectw z przeszkoleń - złożenie wniosku drogą elektroniczną przez platformę ePUAP.

1. Upewnij się, że masz założony profil zaufany, ePodpis lub podpis kwalifikowany. Profil zaufany możesz założyć bez wychodzenia z domu przez bankowość elektroniczną lub korzystając z innych możliwości, szczegóły znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany

2. Przygotuj potrzebne dokumenty. Wnioski wymagające przedłożenia wyciągów pływania oraz oryginałów innych dokumentów, takich jak świadectwa szkolne, świadectwa zdrowia, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń, zaświadczenia o rozliczeniu książek praktyk itp. mogą być składane w postaci elektronicznej, pod warunkiem przesłania wyraźnych skanów wymaganych dokumentów wraz ze stosownym oświadczeniem dot. zgodności przesyłanych skanów z oryginałami. Jeśli nie jesteś pewny jakie dokumenty powinieneś przesłać – zadzwoń: tel. 91 44 03 463 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Szczecinie,
tel. 59 84 74 213 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Słupsku.

3. Wszystkie potrzebne formularze znajdziesz w zakładce dokumenty marynarzy, wnioski i formularze

4. Jeśli Twoja sprawa wymaga udokumentowania praktyki pływania przygotuj:

  • wypełniony, podpisany i zeskanowany wyciąg pływania,
  • skan książeczki żeglarskiej (strona z danymi osobowymi i strony z wpisami uwzględnionymi w wyciągu pływania, skanuj rozłożoną książeczkę a nie pojedyncze strony)

Pamiętaj by przed zeskanowaniem podpisać dokumenty, które tego wymagają (np. odpowiedni wniosek, formularz wysyłki, formularz oświadczenia). Opieramy się na skanach Twoich dokumentów, potrzebne jest zatem wypełnione, podpisane i zeskanowane oświadczenie o zgodności skanów z oryginałami.

5. Pamiętaj o niezbędnych opłatach, zdjęciu, formularzu wysyłki, potrzebne będą:

  • wypełniony, podpisany i zeskanowany formularz zgody na wysyłkę:
  • dowód opłaty (nr konta: NBP O/O Szczecin nr 17101015990028992231000000, tytuł wpłaty: imię i nazwisko, opłata za …., wysokość opłat za poszczególne dokumenty znajdziesz w cenniku),
  • dowód opłaty przesyłki – tylko jeśli wybierasz przesyłkę kurierską (17,10 zł, nr konta NBP O/O Szczecin nr 67 1010 1599 0028 9922 3000 0000, tytuł wpłaty: imię i nazwisko, opłata za przesyłkę kurierską),
  • plik zawierający kolorową fotografię o wymiarach co najmniej 492x633 pikseli i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB w formacie: jpg, bmp, tiff lub png

Uwaga: wniosek, formularz dot. wysyłki dokumentów, wyciąg pływania i oświadczenie (jeśli są w danej sprawie wymagane) należy własnoręcznie podpisać, zeskanować i przesłać wraz z resztą wymaganych skanów dokumentów poprzez platformę ePUAP (Skrzynka ePUAP: /Urzmorszc/SkrytkaESP).


Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub skany będą nieczytelne – skontaktujemy się Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.
Informacje na temat odnowienia poszczególnych świadectw przeszkoleń są dostępne w zakładce dokumenty marynarzy, Świadectwa przeszkoleń – warunki uzyskania, odnowienia i wymiany

IV. Złożenie wniosku drogą pocztową.

Jeśli nie posiadasz podpisu elektronicznego, nie chcesz lub nie możesz złożyć wniosku elektronicznego lub mieszkasz za granicą, dokumenty możesz przesłać pocztą. Tak jak w przypadku wniosków elektronicznych potrzebny będzie wniosek oraz dokumenty wymagane do załatwienia danej sprawy. Skorzystaj z formularzy i informacji podanych powyżej, w punktach I, II i III, w Twoim przypadku zamiast skanów prześlij nam:

  • wypełniony, podpisany i zeskanowany wniosek,
  • wypełniony, podpisany i zeskanowany wyciąg pływania (jeśli jest wymagany w Twojej sprawie),
  • kopię książeczki żeglarskiej (strona z danymi osobowymi i strony z wpisami uwzględnionymi w wyciągu pływania),
  • kopię świadectwa zdrowia (jeśli jest wymagane w Twojej sprawie)
  • oryginały potrzebnych załączników (w zależności od sprawy mogą być to np. zaświadczenie o zdanym egzaminie, zaświadczenie o ukończonych szkoleniach w ośrodku szkoleniowym, zaświadczenie o zaliczeniu książki praktyk itp.)
  • kopię dyplomu uczelni lub świadectwa szkolnego (jeśli są wymagane w Twojej sprawie)
  • wypełnione i podpisane oświadczenie o zgodności załączonych do wniosku kopii dokumentów z oryginałami,
  • wypełniony i podpisany formularz wysyłki (do wyboru list polecony lub kurier)
  • wyraźne aktualne zdjęcia legitymacyjne lub paszportowe (jeśli są wymagane do danej sprawy: w przypadku dyplomów i świadectw kwalifikacyjnych potrzebne są 2 sztuki, w przypadku świadectw z przeszkoleń – tych ze zdjęciem, potrzebna jest jedna fotografia),
  • dowód opłaty za wydanie dokumentu (nr konta: NBP O/O Szczecin nr 17101015990028992231000000, tytuł wpłaty: imię i nazwisko, opłata za …, wysokość opłat za poszczególne dokumenty znajdziesz w cenniku),
  • dowód opłaty przesyłki – tylko jeśli wybierasz przesyłkę kurierską (17,10 zł, nr konta NBP O/O Szczecin nr 67 1010 1599 0028 9922 3000 0000, tytuł wpłaty: imię i nazwisko, opłata za przesyłkę kurierską).

Jeśli nie jesteś pewny jakie dokumenty powinieneś przesłać – zadzwoń i upewnij się:
tel. 91 44 03 463 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Szczecinie,
tel. 59 84 74 213 - Wydział Dokumentów Marynarzy w Słupsku.

Wniosek, wyciąg pływania, oświadczenie dot. zgodności przesyłanych kopii dokumentów z oryginałami i formularz dot. wysyłki dokumentów należy własnoręcznie podpisać i przesłać wraz z kopiami wymaganych dokumentów na adres Wydziału Dokumentów Marynarzy w Szczecinie lub Słupsku (wybierz ten oddział, w którym do tej pory załatwiałeś większość spraw):
Urząd Morski w Szczecinie
Wydział Dokumentów Marynarzy
ul. Jana z Kolna 9,
71-603 Szczecin

Urząd Morski w Szczecinie
Zespół Dokumentów Marynarzy w Słupsku
ul. Sienkiewicza 18
76-200 Słupsk

Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub kopie będą nieczytelne – skontaktujemy się Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.
Wszystkie formularze, cennik, nr konta, dane telefoniczne, mailowe i adresowe Wydziału Dokumentów Marynarzy a także inne przydatne informacje są dostępne w zakładce dokumenty marynarzy.

V. Wydanie książeczki żeglarskiej - złożenie wniosku drogą elektroniczną przez platformę ePUAP.

Wniosek o wydanie/ wymianę książeczki żeglarskiej można złożyć  elektronicznie przez platformę ePUAP, w tym przypadku  wniosek musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym (e-dowodem).

Co trzeba załączyć do wniosku?

  • kolorową fotografię o wymiarach 35 x 45 mm, wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, odwzorowującą naturalny kolor skóry, mającą dobrą ostrość oraz pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz
    od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70-80% fotografii; fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami (fotografia paszportowa, dobrej jakości),
  • wzór podpisu,
  • ważne świadectwo ukończenia szkolenia  podstawowego w zakresie bezpieczeństwa, wydane w oparciu o Prawidło VI Konwencji STCW, czyli:
    • zintegrowane świadectwo w zakresie bezpieczeństwa, albo
    • świadectw w zakresie: indywidualnych technik ratunkowych, bezpieczeństwa własnego odpowiedzialności wspólnej, p-poż stopnia podstawowego lub wyższego, elementarnych zasad udzielania pierwszej pomocy medycznej lub w zakresie pierwszej pomocy medycznej, albo
    • świadectwo przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa na jachtach komercyjnych;
  • świadectwo zdrowia stwierdzające zdolność do pracy na statku, wystawione przez uprawnionego lekarza, ważne nie krócej niż przez miesiąc od dnia złożenia wniosku. Świadectwo nie jest wymagane, gdy wniosek składa praktykant,
  • dowód wniesienia opłaty za wystawienie książeczki żeglarskiej,

Jeśli osoba ubiegająca się o wydanie książeczki żeglarskiej jest skierowanym do odbycia praktyki na statku uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem, młodocianym, który zawarł z armatorem umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego lub osobą, która nie ukończyła szkoleń w zakresie bezpieczeństwa wymienionych powyżej, ale pozostaje w stosunku pracy z armatorem, to zamiast świadectw ukończenia szkolenia podstawowego w zakresie bezpieczeństwa dołącza do wniosku:

  • zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na wydanie książeczki żeglarskiej, w przypadku ucznia niepełnoletniego, oraz oświadczenie dyrektora szkoły ponadpodstawowej, że osoba składająca wniosek jest uczniem kierowanym na praktykę ujętą w programie nauczania, lub oświadczenie armatora statku o rodzaju zawartej lub zamierzonej umowy o praktyczną naukę zawodu ucznia szkoły ponadpodstawowej - w przypadku gdy wniosek składa uczeń szkoły ponadpodstawowej
  • oświadczenie rektora uczelni, że osoba składająca wniosek jest studentem kierowanym na praktykę ujętą w programie kształcenia – w przypadku gdy wniosek składa student;
  • zgodę rodziców lub opiekunów prawnych młodocianego na wydanie książeczki żeglarskiej oraz oświadczenie armatora statku o zawartej z młodocianym umowie o pracę  w celu przygotowania zawodowego – w przypadku gdy wniosek składa młodociany;
  • oświadczenie armatora statku o zawartej umowie o pracę – w przypadku gdy wniosek składa osoba, która nie posiada podstawowych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa, pozostająca z armatorem w stosunku pracy.

Jak poprawnie złożyć wniosek?

  1. Upewnij się, że masz założony profil zaufany, ePodpis lub podpis kwalifikowany. Profil zaufany możesz założyć bez wychodzenia z domu przez bankowość elektroniczną lub korzystając z innych możliwości, szczegóły znajdziesz na stronie: : https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany
  2. Wypełnij i wydrukuj wniosek o wydanie/ wymianę książeczki żeglarskiejoraz złóż w wyznaczonym miejscu wyraźny wzór podpisu. Do złożenia wzoru podpisu należy użyć czarnego długopisu lub cienkopisu. Wzór podpisu zostanie przeniesiony do książeczki żeglarskiej, dlatego tak ważne jest, by był wyraźny. Pamiętaj, żeby zaznaczyć miejsce odbioru książeczki (musisz ją odebrać osobiście). Odpowiednio przygotowany wniosek należy zeskanować i zapisać w formacie jpg, tiff lub png.
  3. Przygotuj odpowiedni plik, zawierający fotografię o wymiarach co najmniej 492x633 pikseli i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB. Plik trzeba zapisać w formacie jpg, png lub tiff. Potrzebujemy fotografię wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, odwzorowującą naturalny kolor skóry, mającą dobrą ostrość oraz pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70-80% fotografii. Fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami ( musi być to zdjęcie paszportowe, dobrej jakości).
  4. Wygeneruj lub zeskanuj dowód opłaty za wydanie książeczki żeglarskiej (nr konta: NBP O/O Szczecin nr 17101015990028992231000000, tytuł wpłaty: imię i nazwisko, opłata za książeczkę żeglarską. Opłata za wydanie książeczki wynosi 200 zł, w przypadku gdy książeczka wystawiana jest dla ucznia szkoły ponadgimnazjalnej lub studenta - opłata wynosi 100 zł)..
  5. Przygotuj potrzebne dokumenty, opisane w punkcie V, które Ciebie dotyczą.
  6. Wniosek wraz z cyfrowym zdjęciem i resztą wymaganych skanów dokumentów należy wysłać poprzez platformę ePUAP (Skrzynka ePUAP: /Urzmorszc/SkrytkaESP). Pamiętaj, że wniosek należy opatrzyć elektronicznym podpisem!.

Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub skany będą nieczytelne – skontaktujemy się z  Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.

Wszystkie formularze, cennik, nr konta, dane telefoniczne, mailowe i adresowe Wydziału Dokumentów Marynarzy, a także instrukcja składania wniosków przez ePUAP inne przydatne informacje są dostępne w zakładce dokumenty marynarzy https://www.ums.gov.pl/dokumenty-marynarzy